Jak znaleźliśmy 2800 zł oszczędności w małym warsztacie
Zasady są proste: jeśli płacisz za coś dwa razy, to po prostu tracisz pieniądze na własne życzenie. W małym serwisie maszyn rolniczych pod Wrocławiem znaleźliśmy błąd, który kosztował właściciela tyle, co rata za nową lawetę. Szukamy dziury w całym i tym razem znaleźliśmy ją w segregatorze z fakturami.
Bałagan w papierach to nie tylko estetyka
Weszliśmy do biura pana Andrzeja we wtorek o 9:15. Na biurku leżały 43 faktury, z czego połowa nie była nawet rozpięta z kopert. Andrzej prowadzi swój warsztat od 8 lat i zatrudnia 7 mechaników, ale administracja zawsze była u niego na szarym końcu. Twierdził, że nie ma czasu na sprawdzanie drobnych kwot, bo liczy się tylko robota na hali. To klasyczny błąd w małych firmach, gdzie właściciel jest wszystkim: szefem, logistykiem i czasem mechanikiem. Przez takie podejście pieniądze uciekają z konta niezauważone, małymi porcjami, które po zsumowaniu dają konkretną dziurę w budżecie.
Zaczęliśmy od przejrzenia wyciągów bankowych z ostatnich 4 miesięcy. Interesowały nas stałe zlecenia i płatności kartą za subskrypcje. Pan Andrzej był przekonany, że za oprogramowanie płaci około 340 zł miesięcznie. Rzeczywistość okazała się inna już po 14 minutach analizy. Znaleźliśmy 6 różnych opłat dla firm technologicznych, z których trzy miały niemal identyczne nazwy. Okazało się, że warsztat opłacał stary system do fakturowania, nowy system do zarządzania zleceniami oraz dodatkowy moduł magazynowy, który od 19 miesięcy był częścią tego drugiego programu. Nikt tego nie wyłączył, bo nikt nie czytał opisów przelewów.
Bałagan w fakturach to najprostsza droga do oddawania zysku dostawcom, którzy tylko czekają na Twoje przeoczenie.
Trzy abonamenty na to samo
Konkrety na stół: firma płaciła za program 'Faktura-Master' (95 zł netto), 'Warsztat-Pro' (210 zł netto) oraz 'Magazyn-Cloud' (85 zł netto). Po zalogowaniu się do każdego z nich zobaczyliśmy, że dane o klientach są kopiowane ręcznie z jednego do drugiego. Co gorsza, 'Warsztat-Pro' od aktualizacji w marcu 2023 roku miał już wbudowaną funkcję faktur i magazynu w cenie podstawowej. Andrzej płacił więc 180 zł miesięcznie za funkcje, które i tak już posiadał w głównym systemie. To jednak był tylko wierzchołek góry lodowej, bo takich 'śmieciowych' płatności było więcej.
Kolejnym znaleziskiem był zapomniany abonament na system monitoringu GPS do dwóch furgonetek, których firma nie posiadała od grudnia 2022 roku. Operator co miesiąc pobierał 144 zł, mimo że karty SIM w tych nadajnikach były nieaktywne. Kiedy zapytaliśmy Andrzeja, dlaczego to wciąż idzie z konta, wzruszył ramionami i powiedział, że myślał, iż umowa wygasła sama. Takie myślenie kosztowało go ponad 3000 zł w skali dwóch lat. W Reformacja Biznesu Sp. z o.o. nie wierzymy w magię, wierzymy w liczby, a te były bezlitosne dla portfela właściciela.
Jak czytać faktury, by nie dawać się naciągać
Większość dostawców usług – od telekomunikacji po oprogramowanie – liczy na to, że klient nie zauważy doliczonych 15 czy 30 zł za 'usługi dodatkowe'. W przypadku warsztatu pana Andrzeja, na fakturze za internet widniała pozycja 'bezpieczny pakiet biurowy' za 49 zł. Nikt z tego nie korzystał, nikt tego nie zamawiał świadomie, ale pozycja pojawiła się po przedłużeniu umowy przez telefon w czerwcu 2023 roku. Sprzedawca wspomniał o tym półgębkiem, a Andrzej potwierdził, bo chciał mieć rozmowę z głowy. Przez 11 miesięcy oddał w ten sposób ponad 500 zł za produkt, którego nawet nie zainstalował.
Zasady są proste: każda pozycja na fakturze musi mieć swoje odzwierciedlenie w pracy warsztatu. Jeśli nie wiesz, co oznacza dany skrót, dzwoń do dostawcy i pytaj. My zrobiliśmy to za Andrzeja. Wykonaliśmy 4 telefony do działów obsługi klienta. W dwóch przypadkach udało się nie tylko wyłączyć zbędne opcje, ale wynegocjować zwrot za ostatnie 3 miesiące, bo usługi nie były aktywowane. Bez lania wody – to była godzina pracy z telefonem w ręku, która przyniosła natychmiastowy efekt finansowy. Nie trzeba być księgowym, żeby zobaczyć, że 2800 zł oszczędności miesięcznie to realny zysk, który zostaje w kieszeni.
Wdrożenie prostych zasad kontroli
Żeby sytuacja się nie powtórzyła, wprowadziliśmy w warsztacie jeden prosty mechanizm. Raz na kwartał, dokładnie w drugi poniedziałek miesiąca, pani Halina z biura ma obowiązek zestawić wszystkie faktury z wyciągiem z konta i zaznaczyć każdą stałą opłatę na czerwono. Jeśli kwota się zmienia lub pojawia się nowy dostawca, Andrzej musi to podpisać. To zajmuje około 20 minut, ale daje 99.4% pewności, że żadna firma nie podpięła się pod budżet bez wiedzy szefa. Liczy się czysty zysk, a nie bycie miłym dla korporacji przesyłających faktury.
W lipcu 2024 roku, trzy miesiące po naszej interwencji, Andrzej kupił za zaoszczędzone pieniądze nowy zestaw narzędzi diagnostycznych, na który wcześniej 'nie było środków'. To jest właśnie esencja naszej pracy w Reformacja Biznesu Sp. z o.o. – nie szukamy rewolucji, szukamy pieniędzy, które już są w firmie, tylko leżą pod stertą niepotrzebnych papierów. Jeśli Twój biznes generuje obrót, ale na końcu miesiąca konto świeci pustkami, zacznij od przejrzenia abonamentów. Gwarantuję, że znajdziesz tam co najmniej 300-400 zł, które można odzyskać od ręka, bez zwalniania ludzi czy podnoszenia cen usług.
Oszczędzanie w firmie zaczyna się od porządku w segregatorze, a kończy na większej marży.
