Lustracja działu zakupów: Czy Twój pracownik przepłaca?

Pułapka starych znajomości i wygody

W małych i średnich firmach zakupy często opierają się na relacjach, które trwają od 6 czy 8 lat. Pan Marek z działu zaopatrzenia dzwoni do pana Darka z hurtowni, bo znają się jeszcze z czasów, gdy obaj pracowali w innym zakładzie na Psim Polu. To wydaje się bezpieczne, ale dla właściciela firmy oznacza realne straty. Szukamy dziury w całym i zazwyczaj znajdujemy ją właśnie w takich układach. Pracownik nie szuka oszczędności, bo musiałby wykonać trzy dodatkowe telefony i poświęcić 37 minut na porównanie cen. Woli zamówić tam, gdzie zawsze, nawet jeśli cena jest o 14% wyższa niż u konkurencji za rogiem.

Podczas jednej z naszych ostatnich analiz w firmie produkcyjnej pod Wrocławiem, odkryliśmy, że za zwykłe chłodziwa do maszyn płacono 4200 PLN miesięcznie więcej, niż wynosiła rynkowa średnia. Dlaczego? Bo dostawca raz na kwartał przynosił do biura kawę i kalendarze. Pracownik czuł się zobowiązany, a szef płacił za to z własnej kieszeni. Bez lania wody: takie sytuacje to standard w 7 na 10 firm, które odwiedzamy. Ludzie wybierają ścieżkę najmniejszego oporu, a Ty tracisz pieniądze, które mogłyby pójść na premie lub nowy sprzęt do warsztatu.

Zasady są proste: sentymenty w biznesie kosztują. Jeśli Twój pracownik nie ma narzuconego obowiązku weryfikacji cen przynajmniej dwa razy w roku, to gwarantuję, że przepłacasz. Nie chodzi o to, żeby co tydzień zmieniać dostawcę i robić chaos w papierach. Chodzi o to, żeby dostawca czuł na plecach oddech konkurencji. Wystarczy jedna prosta rozmowa i pokazanie, że wiemy, ile dany towar kosztuje w trzech innych miejscach. Często nagle okazuje się, że 'stary znajomy' potrafi zejść z ceny o 8% w ciągu pięciu minut rozmowy telefonicznej.

Wygoda Twojego pracownika to często najbardziej ukryty i bolesny koszt w całym Twoim biznesie.

Prosty mechanizm trzech ofert

Wprowadzenie kontroli zakupów nie musi oznaczać zakupu drogiego oprogramowania za kilkanaście tysięcy złotych. W Reformacja Biznesu Sp. z o.o. zawsze powtarzamy: liczy się czysty zysk, a nie drogie zabawki do zarządzania. Wystarczy prosty arkusz, w którym przy każdym zamówieniu powyżej 1500 PLN pracownik musi wpisać ceny od trzech różnych dostawców. To zajmuje mu dodatkowe 18 minut pracy, ale Tobie pozwala spać spokojnie. Jeśli różnica między najtańszą a wybraną ofertą jest większa niż 4%, pracownik musi dopisać krótkie uzasadnienie, dlaczego mimo wszystko chce kupić drożej.

Taki system wprowadziliśmy niedawno w hurtowni budowlanej, która zmagała się z niską marżą. Po 4 miesiącach stosowania zasady trzech ofert, koszty operacyjne spadły o 9,2%. Nagle okazało się, że materiały opakowaniowe można kupować w Legnicy o 320 PLN taniej na każdej palecie, a transport nie musi kosztować tyle, ile zażyczył sobie szwagier magazyniera. Pracownicy na początku narzekali, że to biurokracja, ale gdy zobaczyli, że dzięki oszczędnościom firma kupiła nowy wózek widłowy, który ułatwił im pracę, temat marudzenia się skończył.

Ważne jest, aby te porównania były realne. Zdarza się, że pracownicy podrabiają zapytania ofertowe, dzwoniąc do firm, o których wiedzą, że są drogie. Dlatego raz na jakiś czas robimy 'lustrację kontrolną'. Wybieramy 5 losowych pozycji z zakupów z ostatniego miesiąca i sami sprawdzamy ceny w 12 minut przez telefon. Jeśli znajdziemy różnicę większą niż 15% bez sensownego powodu, siadamy do stołu z pracownikiem i wyjaśniamy zasady gry. Konkrety na stół: albo dbasz o kasę firmy, albo szukasz nowej pracy.

Kiedy oszczędność staje się ryzykiem?

Szukamy dziury w całym, ale nie jesteśmy naiwni. Najtańsza oferta nie zawsze jest najlepsza. Jeśli dostawca z drugiego końca Polski oferuje towar o 3% taniej, ale termin dostawy wynosi 11 dni zamiast 2, to gra nie jest warta świeczki. Przestoje na produkcji kosztują znacznie więcej niż te kilka złotych oszczędności na materiale. Dlatego w naszych procedurach zakupowych zawsze uwzględniamy parametr niezawodności. Punktujemy dostawców za terminowość i jakość. Jeśli ktoś spóźnił się z transportem 3 razy w ciągu półrocza, wylatuje z listy, nawet jeśli ma najniższe ceny na Dolnym Śląsku.

W jednej z wrocławskich drukarni, z którą pracowaliśmy, szef tak bardzo naciskał na cenę papieru, że pracownicy zaczęli kupować towar najgorszego sortu. Efekt? Maszyny zacinały się co 4 godziny, a serwisant wystawił rachunek na 3800 PLN za naprawę głowic. To jest klasyczny przykład, gdzie brak lania wody ze strony doradcy by się przydał. My wtedy weszliśmy i powiedzieliśmy wprost: zaoszczędziliście 1200 PLN na papierze, żeby stracić prawie 4 tysiące na naprawach i zawalić terminy u 12 kluczowych klientów. To nie jest biznes, to jest sabotaż.

Dlatego uczymy właścicieli, jak balansować między ceną a jakością. Dobra procedura zakupu to taka, która pozwala pracownikowi podjąć decyzję samodzielnie, ale w określonych ramach. Jeśli towar jest kluczowy dla produkcji, cena ma wagę 60%, a termin dostawy 40%. Jeśli to artykuły biurowe, cena to 94% sukcesu. Takie podejście stosujemy w Reformacja Biznesu Sp. z o.o. od samego początku, czyli od 2017 roku. Dzięki temu nasi klienci nie tylko oszczędzają, ale też nie tracą nerwów na poprawianie błędów po tanich dostawcach.

Najniższa cena na fakturze bywa początkiem najdroższych problemów w serwisie.

Jak zacząć sprzątanie w wydatkach?

Zacznij od przejrzenia wyciągów bankowych z ostatnich 3 miesięcy. Wybierz 14 największych przelewów do stałych dostawców, którzy nie są dostawcami prądu czy wynajmującymi lokal. To jest Twoja grupa uderzeniowa. Weź telefon i poświęć 2 godziny w czwartek rano na sprawdzenie, czy te same rzeczy możesz kupić gdzieś indziej taniej. Nie musisz od razu zmieniać wszystkiego. Sam fakt, że przejdziesz się po biurze i zapytasz: 'Dlaczego za ten karton płacimy 83 złote, skoro w internecie widzę go za 64?', wyśle jasny sygnał do zespołu. Szef patrzy na liczby.

Następnie ustal limit. Każdy zakup powyżej 800 PLN musi być zatwierdzony przez Ciebie lub osobę, której ufasz w 99.1%, na podstawie wspomnianych wcześniej trzech ofert. Zobaczysz, jak nagle liczba 'pilnych i niezbędnych' zakupów spadnie o jakieś 23%. Ludzie zaczną się zastanawiać, czy naprawdę potrzebują tego konkretnego modelu narzędzi, czy może wystarczy coś tańszego. To nie jest skąpstwo, to jest higiena prowadzenia firmy. W małym biznesie każda złotówka uratowana przed wyrzuceniem w błoto to czysty zysk na koniec roku.

Jeśli nie masz na to czasu, bo gonią Cię terminy i klienci, my możemy to zrobić za Ciebie. Nasz zespół, składający się z 6 analityków, wchodzi do firmy, robi audyt zakupów w 5 dni roboczych i pokazuje czarno na białym, gdzie ucieka gotówka. Nie obiecujemy cudów, obiecujemy liczby. Zazwyczaj po naszej interwencji udaje się odzyskać od 3000 do 15000 PLN miesięcznie, które wcześniej rozpływały się w niekontrolowanych zamówieniach. Zasady są proste: Ty prowadzisz biznes, my pilnujemy, żebyś nie przepłacał za paliwo do tego silnika.